Kako racionalizirati pogodbe o dobavi

Dokumentacija podjetja je treba voditi v redu. Da boste med drugimi poslovnimi papirji zlahka našli pravo pogodbo za dobavo blaga, je smiselno, da zanje ustvarite ločeno polico ali mapo. Ampak ne samo to. Tudi pogodbe morajo biti racionalizirane.

Navodila za uporabo

1

Zberite vse pogodbe, ki jih želite urediti, in jih ocenite. Bodite pozorni na to, kako pogosto so sklenjeni in s katerimi partnerji. Tako boste izbrali način za razvrščanje dokumentov.

2

Če je partnerjev veliko, je ustreznejši način, da se pogodbe dogovorijo do datuma njihove sklenitve. V primeru, da za daljše obdobje pogodbe sklepajo z istimi podjetji, jih lahko nasprotne stranke razvrstijo v ločeno kategorijo (mapo). In v nekaterih primerih je dovolj, da sporazume preprosto razporedite po abecednem vrstnem redu v skladu z imeni partnerskih podjetij.

3

Ne glede na način, ki ga izberete, ne pozabite, da so voluminozne mape zelo neprijetne za uporabo. Preglejte pogodbe in iz skupnega kupa odstranite tiste, ki jim je potekel rok veljavnosti. Ustvari ločeno mapo zanje. Takšne pogodbe se najpogosteje uporabljajo samo od primera do primera, pri vsakodnevnem delu niso potrebne.

4

Pri urejanju pogodb v kronološkem zaporedju upoštevajte splošna načela vzdrževanja in shranjevanja dokumentacije. V tistih mapah, ki se pogosto uporabljajo, so nedavno sklenjene pogodbe na vrhu. Spodaj so dokumenti z zgodnejšim rokom. Pri vložitvi v arhiv mora biti nasprotno, prvi pa zgoraj, zadnja pogodba pa sklenjena spodaj.

5

Uporabite markerje, nalepke, zaznamke in druge pisarniške materiale, da vizualno ločite eno kategorijo od druge. Prepričajte se, da so ti ločilniki jasno označeni v mapi. To bo močno olajšalo iskanje potrebnih dokumentov.

6

Potem ko so vse pogodbe o dobavi blaga na primeren način položene v mapo, ne pozabite sestaviti registra dokumentov. Vzemite ga na ovitku ali ga shranite v mapo nad vsemi pogodbami. Pustite prazne vrstice v registru. Ko vstavite novo pogodbo, vpišite podatke o njej v register.