Kako opisati poslovni proces

Video: PANTHEON Workflow - poslovni proces za obračun PDV-a 2024, Julij

V zadnjem času je opaziti težnjo podjetja k prehodu od funkcionalnega k upravljanju procesov, v zvezi s tem pa se vloga pravilnega opisa in formalizacije poslovnih procesov znatno povečuje. Šele po zaključku teh ukrepov lahko govorimo o optimizaciji poslovnih procesov kot sredstva za povečanje učinkovitosti podjetja.

Potrebovali boste

CASE-orodje, ki omogoča formaliziranje poslovnega procesa v grafičnem zapisu.

Navodila za uporabo

Prva je, da na kratko in natančno oblikujemo ime opisanega postopka, ki naj bo razumljiv in odraža splošno bistvo zaporedja dejanj, ki sestavljajo poslovni proces. Na primer, namesto „Vložitev vloge za izdelavo izdelka v proizvodnjo in spremljanje njegove izvedbe“, je dovolj, da postopek poimenujemo „Spremljanje proizvodnje izdelka“. Drugič, pravilno je, da celoten opisani postopek razdelimo na manjše („atomske“) naloge ali funkcije podprocesa in določimo zaporedje njihovega izvajanja. S takšnim razcepom bo opisani postopek najvišji nivo. Stopnja podrobnosti postopka na najvišji ravni je lahko različna, vendar mora biti primerna za razumevanje s strani publike, ki bo uporabila vaš opis.

Obstaja več načinov za opisovanje poslovnega procesa. Najbolj priljubljena od njih je grafična, s pomočjo diagramov, izdelanih v različnih zapisih (notacija je niz znakov, ki nekaj označujejo).

Najpogostejše vrste zapisov za opis poslovnih procesov so IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) itd.

Kot primer si oglejmo diagram, ki je izveden v zapisu BPMN (Business Processing Modeltation Notation) z uporabo orodja PowerDesigner CASE (Slika 1). Glavni elementi diagrama so:

1. "Proces" (funkcija) - pravokotnik, zaobljen na vogalih;

2. "prehod" - puščica, ki povezuje procese;

3. "Rešitev" - romb z vprašanjem, na katerega je mogoče odgovoriti samo z "Da" ali "Ne";

4. Pogoji - besedilni izrazi, pod katerimi se izvede prehod iz ene funkcije v drugo. Pogoji so vedno navedeni v oklepajih. Včasih je koristno, da vaš diagram razdelite na »Skladbe« - navpični ali vodoravni odseki, ki označujejo enote podjetja ali zaposlene, odgovorne za izvajanje določene funkcije. V tem primeru naj bo ikona te funkcije v njenem razdelku. Diagram lahko poleg naštetih elementov vsebuje tudi seznam podatkov, ki so vhodni ali izhodni postopki, ter povezave do pravil ali predpisov, v skladu s katerimi se opravlja ta ali ona funkcija. Primer opisa poslovnega procesa "Nadzor proizvodnje izdelka" je prikazan na sliki 1. Lahko je opaziti, da je ta diagram zelo podoben blokovni shemi algoritma za reševanje problema.

Grafični opis postopka se lahko dopolni tudi z besedilnim opisom njegovih podprocesijskih funkcij v obliki tabele, ki vsebuje naslednje stolpce: ime procesa, enota (lastnik procesa), opis postopka, rezultat izvedbe procesa. Primer takega opisa je prikazan na sliki 2. Če se pričakuje nadaljnja optimizacija opisanega poslovnega procesa, potem lahko v tabelo dodate tudi stolpec z opisom težav ali slabosti trenutno izvajanih funkcij podprocesa.