Poročilo o odhodkih: kako izpolniti dokument

Vsak dokument, ki temelji na prejemu denarja, zahteva pravilen obrazec. Če je organizacija uslužbencu zagotovila sredstva za kakršne koli potrebe, potem je treba zanje poročati tako, da izpolni poročilo o odhodkih.

Kdo naj izpolni poročilo o odhodkih

Direktor ne more nobenemu zaposlenemu dati denarja za organizacijo. Na začetku je treba določiti seznam zaposlenih, ki imajo pravico do prejema predplačila z naknadnim poročilom. Za to je potrebno sestaviti in izdati posebno naročilo.

Če podrejeni potrebuje sredstva za izvajanje katerega koli posla, mora direktorju predložiti izjavo v prostem obrazcu. V njem je treba navesti zahtevani znesek in namen, za katerega se denar zahteva. Če se direktor strinja z izjavo, potem izjavo osebno podpiše in nakaže, koliko mu omogoča izposojo sredstev in za koliko časa.

Pomembno je poudariti, da se denar lahko izda samo zaposlenemu, ki je že v celoti obračunal vse prej prejete zneske.

Včasih lahko zaposleni potrebuje pooblastilo, ki mora biti izvršeno v imenu organizacije po ustaljenem vzorcu št. M-2 ali št. M-2a. Ti obrazci so bili odobreni že leta 1997 z resolucijo Zvezne državne statistične službe Ruske federacije.

Za porabljeni denar, ki je bil izdan v računovodskem oddelku organizacije, mora delavec poročati. Obstaja določeno obdobje, v katerem je treba izpolniti in predložiti poročilo o odhodkih. Minilo je 3 dni od konca obdobja, ki ga na prijavnici navede vodja organizacije.

Če bi zaposlenemu zagotovili sredstva za potrebe službenega potovanja, bi moral o njih poročati v naslednjih 3 delovnih dneh po vrnitvi s službenega potovanja.

Kako se potrdi odhodek za poročilo o odhodkih

Če je zaposlenemu ostalo denarja, ga preprosto ne bo mogel vrniti v blagajno. Najprej morate zbrati vse dokumente, ki potrjujejo, da je bil denar porabljen posebej za potrebe, za katere so bili zagotovljeni. To so lahko gotovinski in blagovni čeki, vozovnice, potrdila, akti in druge oblike strogega poročanja.

Po prejemu vsakega takega dokumenta je nujno preveriti, ali so datum, količina in podatki berljivi.

Vse dokumente zaposlenemu je treba predložiti računovodstvu.

Kaj se zgodi, če poročilo o odhodkih ni pravilno izpolnjeno

Če je delavec napačno izvedel ali v roku 3 dni ni predložil vnaprejšnjega poročila, bo nadzorni organ prejela sredstva kot dohodek, pri čemer bo potrebno zaračunati zavarovalno premijo in dohodnino. Če kasneje delavec kljub temu posreduje vse potrebne dokumente in poročilo, bo moral računovodja opraviti ponovni izračun.

Pooblaščeni uslužbenec organizacije lahko od plače zaposlenega zadrži znesek, za katerega ni bilo predloženo poročilo.

Osnovna pravila za pripravo poročila o odhodkih

Osnova za zagotavljanje poročila o odhodkih so naslednja pravila:

1. Poročilo o odhodkih mora biti podprto z dokumenti, ki potrjujejo porabljene zneske.

2. Dokumente je treba predložiti najpozneje v treh delovnih dneh po koncu službene poti, obdobju, ki ga določi upravljavec ali od trenutka odhoda na delo po bolezni ali dopustu.

3. Poročilo se sestavi v posebnem obrazcu št. AO-1. Dovoljena je tudi uporaba obrazca poročila o odhodkih, ki ga odobri vodja organizacije.

4. Za odobritev poročila o stroških mora biti odgovoren samo poslovodja.

5. Poročilo o odhodkih izpolni zaposleni, ki je porabil denar. Računovodja mora vnesti tudi nekaj informacij.

V poročilu o odhodkih je treba navesti naslednje podatke:

1. Podatki o podjetju, ki je zaposlenemu izdalo denar.

2. Podatki o zaposlenem, ki je od organizacije prejel sredstva.

3. Namen, za katerega je treba zagotoviti denar zaposlenemu v podjetju.

4. Znesek.

5. Podatki o vseh stroških s potrditvijo.

6. Ravnotežje, če obstaja.

Na koncu se postavijo zaposleni in zaposleni v računovodskem oddelku, ki so izdali denar in prejeli preostanek.

V poročilu o stroških niso potrebne žige. To je zato, ker je dokument notranji. In ne presega organizacije. Poleg tega imajo od leta 2016 vse pravne osebe in ne le samostojni podjetniki vse pravice, da s svojimi žigi in pečatom ne potrdijo svojih dokumentov.

Poročilo je sestavljeno v enem izvodu. Je del originalne dokumentacije in se ne sme motiti pri njenem oblikovanju. Če se iz nekega razloga ni bilo mogoče izogniti pikam ali nepravilnemu polnjenju, je bolje, da vzamete nov obrazec in ga izpolnite na nov način.