Kako organizirati papirje

Papirologija - delo z dokumenti in dokumentacijsko podporo za upravljanje v tej določeni organizaciji, ki ga ureja GOST R 51141-98 "Papiranje in arhiviranje. Pogoji in opredelitve." Organizacija pisarniškega dela je organizacija registracije, shranjevanja in uporabe vhodnih, odhodnih in notranjih dokumentov v tekočih dejavnostih podjetja.

Navodila za uporabo

1

Pri organiziranju pisarniškega dela ugotovite, ali vaše podjetje, organizacija, geografsko oddaljene enote ali podružnice upoštevajte to dejstvo in razmislite o mehanizmu za interakcijo s temi enotami. Pisarniški sistem v njih mora biti identičen s sedežem, da se izognete težavam med registracijo in papirologijo.

2

Pomislite, katero od obstoječih oblik papirja boste uporabili: centralizirano, mešano ali decentralizirano. Njihova izbira določa strukturo podjetja (ali ima geografsko oddaljene enote) in tehnično opremo službe za upravljanje pisarne. Če je ta storitev majhna in tehnično ni opravljena, se del njenih funkcij prenese na enote. V tem primeru poteka mešana dokumentacija. V primeru, da je ta storitev opremljena z vsem potrebnim osebjem, strojno in programsko opremo, bo ta oblika vodenja evidence centralizirana.

3

V vsaki strukturni enoti izberite posebno enoto za osebje, ki bo izvajala papirje. Če to ni mogoče, imenovajte drugega uslužbenca, ki bo opravljanje svojih glavnih nalog združil s funkcijo pisarja.

4

Določite število in nomenklaturo zadev, ki bodo vsebovale vse dohodne, odhodne in notranje dokumente. Če gre za dokumente višje (matične) organizacije, jih je treba predložiti vodji v obravnavo; dokumente podrejenih organizacij je treba predložiti v obravnavo namestniku vodje, ki je odgovoren za delo z njimi. V skladu s tem pritožbe državljanov - k temu namestniku, ki mu je zaupana dolžnost dela s prebivalstvom.

5

Ko določite krog dopisnikov, ustvarite klasifikator, s katerim lahko takoj določite, v katero skupino dopisnikov spada ta dokument. Na primer, dodelite kodo 01 za javne organe, kodo 02 za pisma višje organizacije, kodo 03 za dobavitelje, kodo 04 za kupce itd. To bo pomagalo poenostaviti gibanje dokumentov v organizaciji.

6

Odločite se, v kakšni obliki se bo izvajal potek dela - v reviji ali na kartici. Oba obrazca se izvajata v posebnih programih elektronskega upravljanja z dokumenti. Če takega programa še vedno ne morete kupiti, uporabite elektronske dnevnike za registracijo dokumentov, ki jih je mogoče izvesti v Excelu.