Kako napisati pismo dobavitelju

Poslovna korespondenca zahteva delikatnost, zlasti če gre za pisma do dobavitelja, saj je razlog za pritožbo lahko neizpolnjevanje obveznosti ne samo s strani vaše organizacije, ampak tudi s strani vaše organizacije.

Navodila za uporabo

1

Če se prvič obrnete na dobavitelja in mu naročite izdelke, uporabite standardno prijavnico za dostavo izdelkov, ki jo je ustanovila navedena organizacija. Če ta izjava ni elektronsko objavljena na spletnem mestu organizacije, napišite pismo v prostem slogu.

2

Če naročite več vrst izdelkov v različnih količinah, položite naročilo v obliki tabele z imenom, izdelkom, barvo izdelka, če je potrebno. Zapišite obveznost plačila za naročeno blago, dobavitelju navedite podrobnosti vaše organizacije, na podlagi teh podatkov bo dobavitelj sestavil pogodbo. Na koncu pisma izrazite upanje za nadaljnje obojestransko koristno sodelovanje.

3

Če se vaše pismo dobavitelju nanaša na neustrezno izpolnjevanje obveznosti iz pogodbe, nepravočasne dobave blaga ali blaga napačne kakovosti, stopnje ali vrste, uporabite obrazek "S tem dopisom vas obvestimo …", "Obveščamo vas …". Jasno navedite razlog, zakaj ne morete sprejeti odposlanega blaga. Glej pogodbo ali prijavo za naročilo, v kateri je navedeno, koliko enot in kakšno blago bi vam moral dobavitelj poslati. V tem primeru bo dobavitelj svojo napako lažje popravil.

4

Če se vaše pismo nanaša na nemogoče plačilo blaga v roku, določenem s pogodbo, o tem obvestite dobavitelja v najbolj mehki, a hkrati uradni obliki. Uporabite prenose "Opravičujemo se zaradi zamude pri plačilu …", "Zaradi okoliščin ne moremo plačati računov pred …".

5

Sogovorniku natančno povejte, kdaj nameravate zanj plačati dolg in da bo ta obveznost zagotovila, da jo bo izpolnila vaša organizacija. Na koncu pisma izrazite upanje, da ta epizoda ne bo vplivala na vaša dolgoročna partnerstva.