Kako sestaviti pismo

Zaradi poslovne korespondence se veliko podjetij ne posveča veliko pozornosti. Pogosto lahko vidite, da so resna pisma in z njimi povezana korespondenca natisnjena na navadnem belem listu A4. Vendar le malokdo ve, da postopek izpolnjevanja tovrstne dokumentacije ureja GOST R.30-2003. Čeprav so zahteve tega standarda priporočljive, bo njihova uporaba pripomogla k temu, da bodo vaša pisma resna in poslovna.

Navodila za uporabo

1

Uradno pismo naj bo po možnosti napisano na pismih organizacije. Pismo z vizitkami in poštnimi ovojnicami je element celostne podobe. To je posebej zasnovan list papirja, na katerem so natisnjene podrobnosti organizacije. Odvisno od zasnove lahko pisemski napis vključuje naslednje elemente:

• logotip podjetja;

• ime podjetja;

• Podrobnosti: naslov organizacije, bančni podatki, kontaktni podatki;

• Grafični elementi celostne podobe;

• datum in registrska številka dokumenta;

• naslov dokumenta (ukaz, naročilo);

• besedilni blok dokumenta;

• Noga.

2

V zgornjem desnem kotu uradnega pisma navedite naslovnika. Lahko so organizacije, ustanove, pravne osebe in posamezniki. V tem primeru se v nominativnem primeru navede ime organizacije ali njene strukturne enote, v dativnem primeru pa položaj osebe, na katero je dokument naslovljen. Na primer: ZAO "Električna napeljava"

CFO

V. M. Kočetkov

3

Glavno besedilo pisma lahko vključuje različne tabele in vprašalnike. Vendar je najpogosteje uradno pismo sestavljeno predvsem iz besedilnega dela. V tem primeru je besedilo praviloma razdeljeno na dva dela. Prvi navaja različne razloge, razloge in cilje pisanja pisma, drugi - odločitve, sklepe, zahteve, predloge, priporočila.

4

Uradno pismo se konča z ustreznimi podpisi oseb, v imenu katerih je napisano. Hkrati so navedena imena položajev podpisnikov dokumenta in njihovi osebni podpisi z dekodiranjem (začetnice, priimek).

Državni standard Ruske federacije GOST R 6.30-2003. Zahteve za papirologijo